POLITIQUE D’UTILISATION, DE CONFIDENTIALITÉ ET DE GESTION DES TÉMOINS (cookies)
Préambule:
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- SIMARD BOIVIN LEMIEUX, S.E.N.C.R.L. (ci-après « SBL ») est une société d’avocats et de notaires qui œuvre au Québec et qui offre des conseils et des services en matière juridiques pour des entreprises et des particuliers.
- Nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements aux fins de la prestation de nos services de consultations, de litige et de transaction. Nous accordons une très grande importance à la confidentialité et à la sécurité de vos renseignements personnels, et la protection de ceux-ci est l’une de nos plus grandes priorités. Le secret professionnel est un élément essentiel de nos relations avec nos clients. Nous nous conformons aux normes éthiques les plus rigoureuses lors du traitement de tous les renseignements, particulièrement des renseignements personnels, et nous nous conformons aux lois du Québec et du Canada sur la protection de la vie privée.
- Nous entendons par renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet directement ou indirectement de l’identifier. Ne sont pas visés par la présente politique vos renseignements personnels qui concernent l’exercice de votre fonction au sein d’une entreprise.
- Cette politique d’utilisation et de confidentialité a pour but de vous informer sur la manière dont nous collectons, utilisons, divulguons, conservons et détruisons vos renseignements personnels. En nous fournissant des renseignements personnels par ce site web, par courriel, en personne, par téléphone ou durant une conférence virtuelle, vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans cette politique d’utilisation et de confidentialité, et vous autorisez le cabinet, ses représentants et ses fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.
Informations générales :
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Absence d’avis de nature juridique :
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Absence de relation avocat-client :
L’utilisation de ce site web et les renseignements qu’il contient ne créent pas une relation avocat-client entre vous et SBL ou l’un de ses représentants.
Courriels et autres publipostage non sollicités :
Nous vous demandons de ne pas utiliser l’information figurant sur ce site web, y compris les adresses courriels qui s’y trouvent, pour transmettre, distribuer ou faciliter la transmission de courriels ou autres publipostages non sollicités à SBL ou à ses associés ou employés.
Propriété intellectuelle :
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Licence:
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Utilisation des témoins informatiques (cookies) :
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Objectifs et types de renseignements personnels collectés :
Nous pouvons traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos activités et de notre prestation de services, y compris :
- Des coordonnées, comme un nom, un prénom, une adresse, une adresse courriel, un numéro de téléphone ou un numéro de téléphone cellulaire;
- Des renseignements biographiques comme un titre de poste, le nom de l’employeur, l’état civil, le sexe, le genre, des photos et contenus vidéo ou audio;
- Des renseignements relatifs à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement, et des documents fiscaux;
- Des renseignements relatifs à des services, comme des détails concernant des services que nous vous avons rendus;
- Des renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité, les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel ou à une association potentielle ou une société liée au cabinet;
- Des renseignements qui nous sont fournis par nos clients ou pour le compte de ceux-ci ou que nous produisons dans le cadre de notre prestation de services et qui pourraient, lorsque cela est pertinent, comprendre des catégories spéciales de renseignements personnels (notamment l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses, ou philosophiques, l’appartenance syndicale, la santé, ou l’orientation sexuelle, etc.) ou encore des renseignements personnels dits « sensible », selon la définition de la loi sur le privé (renseignements médicaux, biométriques ou autrement intimes, ou, en raison du contexte de leur utilisation ou de leur communication, qui suscitent un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée);
- Des données d’identifications et d’autres données de vérification des antécédents, comme une copie d’un permis de conduire, numéro d’assurance sociale, date de naissance ou des renseignements sur la provenance de fonds, nécessaire pour se conformer aux lois en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et recueillie dans le cadre de nos procédures d’acceptation d’une relation client et de surveillance continue;
- Des renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication, aux habitudes de consommation et budgétaire, de même que des renseignements connexes, comme des commentaires et des réponses à des sondages;
- Tout autre renseignement personnel fourni.
Consentement à la collecte de renseignements personnels :
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- Nous recueillons habituellement les renseignements personnels que vous nous fournissez volontairement, mais nous pouvons également recueillir des renseignements de tiers et à titre de mandataire de nos clients, si nous avons ou s’ils ont obtenu le consentement requis ou si la loi l’autorise ou l’exige. Nous pouvons également recueillir des renseignements par l’intermédiaire de ce site web, bien que ces renseignements soient habituellement limités à votre nom et à votre adresse courriel.
- Nous obtiendrons votre consentement avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à quelque fin que ce soit, sauf si la loi l’autorise ou l’exige. Le consentement peut être fourni verbalement ou par écrit; il peut également être implicite, par exemple lorsque vous continuez à nous fournir des renseignements personnels dans le cadre de notre relation continue ou lorsque vous fournissez vos coordonnées personnelles à des avocats ou employés de SBL dans le cadre d’un mandat. Il peut s’agir de renseignements personnels que vous nous fournissez lorsque nous vous représentons dans le cadre d’un litige et que nous pouvons subséquemment être obligés de divulguer aux fins du recours.
- En nous fournissant des renseignements personnels lors de nos différentes interactions, vous consentez à ce que nous recueillions, utilisions et communiquions ces renseignements personnels conformément à cette politique d’utilisation et de confidentialité et comme la loi l’autorise ou l’exige.
- Si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes (comme vos clients, vos administrateurs, vos dirigeants, vos actionnaires, vos employés ou votre ex-conjoint.e) vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous nous fournissez leurs renseignements et d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements.
- Nous ne recueillons pas volontairement de renseignements auprès d’enfants ou d’autres personnes âgées de moins de 14 ans. Si vous êtes un mineur de moins de 14 ans, veuillez ne pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que vos enfants nous ont fourni des renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous Si nous apprenons que nous avons recueilli des renseignements personnels d’enfants mineurs sans vérification du consentement parental, nous prendrons des mesures pour supprimer ces renseignements de nos serveurs et autres plateforme papier et numérique.
- Vous ne pouvez pas nous transmettre de renseignements confidentiels ou de renseignements sensibles, tant et aussi longtemps que nous n’avons pas confirmé par écrit que nous vous représentons ou représentons votre entreprise ou organisation ou que nous agissons pour votre compte ou pour le compte de votre entreprise ou organisation. Les courriels non sollicités que nous envoient des personnes qui ne sont pas des clients ne donnent pas lieu à l’établissement d’une relation avocat-client. Ceux-ci pourraient ne pas être visés par le secret professionnel et, par conséquent, pourraient être divulgués à des tiers.
Moyens de collecte des renseignements personnels :
Nous collectons vos renseignements personnels auprès de vous-même et lors de nos interactions avec vous, comme suit :
- Lors du premier appel téléphonique à la réception pour vérification d’un conflit d’intérêts;
- Lors de la prise d’un rendez-vous initial;
- Lors de la collecte d’informations nécessaires à l’ouverture de dossier;
- Au cours de la prestation de services juridiques que nous vous rendons;
- Sur les plateformes publiques, y compris les registres publics, les pages ou comptes de réseaux sociaux;
- Lors de la collecte d’informations requises par les différents formulaires gouvernementaux exigés dans le cadre de la prestation de services juridiques.
Fins pour lesquels vos renseignements personnels sont recueillis :
Nous pouvons utiliser les renseignements personnels de l’une ou l’autre des manières indiquées ci-après, avec votre consentement ou, le cas échéant, selon une autre base légale en vertu de lois applicables. Dans chaque cas, nous indiquons pour quels motifs nous utilisons vos renseignements personnels :
- Afin de fournir nos services juridiques et d’autres services ainsi que pour la conduite de nos affaires, pour administrer et exécuter nos services, y compris pour exécuter nos obligations découlant de toute entente conclue entre vous et nous;
- Pour répondre à des demandes de renseignements ou à d’autres demandes de personnes qui visitent ce site web;
- À des fins de recrutement – pour nous permettre de traiter des demandes d’emploi et d’évaluer si une personne répond aux exigences du poste pour lequel elle pourrait postuler chez SBL;
- Afin de satisfaire à nos obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques – pour nous conformer à nos obligations légales effectuer une vérification diligente à l’égard d’un client/obtenir des renseignements au sujet d’un client, détecter les risques en matière de lutte à la corruption, de sanctions et de réputation, identifier les conflits d’intérêts;
- Afin de nous assurer d’être payés – pour recouvrer des paiements qui nous sont dus et, s’il y a lieu, en prenant d’autres moyens juridiques y compris en intentant des procédures judiciaires et pour faire exécuter de tels recouvrements/jugement en faisant appel à un tiers huissier;
- Pour faire respecter nos droits, pour satisfaire à nos obligations légales ou règlementaires en matière de communication d’information et/ou pour protéger les droits de tiers;
- Pour prévenir la fraude et/ou effectuer d’autres vérifications d’antécédents qui pourraient être notamment requises à tout moment aux termes de la loi ou de la réglementation applicable et/ou des pratiques exemplaires (si des renseignements faux ou inexacts sont fournis ou si une fraude est constatée ou soupçonnée, de l’information pourrait être transmise à des organismes de prévention de la fraude et pourrait être enregistrée par nous ou par de tels organismes). Lorsque nous traitons des renseignements personnels de catégories spéciales, nous pouvons également nous fonder sur des éléments d’intérêt public importants (prévention ou détection des crimes) ou des réclamations fondées en droit.
Communication des renseignements personnels :
Nous tenterons toujours de minimiser, autant que possible dans l’exécution de nos services et l’application des règles juridiques auxquelles nous sommes assujettis, la divulgation de renseignements personnels vous concernant. Toutefois, dans le cadre de notre prestation de services ou de l’exploitation de ce site web, il est possible que nous partagions des renseignements personnels avec certains tiers, notamment dans les cas suivants :
- Lorsqu’une exception permettant la communication de tels renseignements personnels est prévue par la loi, par exemple (et sans limitations) dans le cadre de transactions commerciales pour lesquelles vous nous auriez mandatés comme conseillers juridiques, en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec);
- Des tiers fournisseurs de services et/ou partenaires qui nous fournissent des services de soutiens informatiques (TI), de sites web, de pages ou comptes de réseaux sociaux, de développement d’applications, d’hébergement, d’entretien et d’autres services. Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions et les contrats que nous avons conclus avec eux. Nous exigeons qu’ils préservent la confidentialité de ces renseignements;
- Des autorités gouvernementales et des organismes d’application de la loi, lorsque les lois applicables l’exigent. Pour plus de précision, nous pouvons divulguer es renseignements personnels et d’autres renseignements si nous y sommes tenus en vertu des lois ou si nous croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecte les lois applicables, en réponse à une ordonnance d’un tribunal ou à une assignation à témoigner ou à un mandat de perquisition du gouvernement, ou autre pour collaborer avec de telles autorités gouvernementales et de tels organismes d’application de la loi;
- L’acquéreur, le successeur ou le cessionnaire dans le cadre de toute fusion, de toute acquisition, de tout financement par emprunt, de toute vente d’acquis ou de toute opération semblable, ainsi qu’en cas d’insolvabilité, de faillite ou de mise sous séquestre prévoyant le transfert, à une ou plusieurs tierces parties, de renseignements personnels à titre d’actif commercial.
- Nous n’utiliserons les renseignements personnels que dans le but d’atteindre l’objectif principal et l’objectif légitime applicable pour lesquels ils ont été collectés, ou à des fins compatibles avec cet objectif principal.
- Au sein de SBL, l’accès aux renseignements personnels est limité aux professionnels, adjoint(e)s/technicien(ne)s juridiques, adjoint(e)s administratives, autres employés, ainsi que les intervenants T.I. qui ont qualité pour connaitre ces renseignements personnels et pour lesquels ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions ou à l’exécution de leur mandat ou de leur contrat.
Durée et lieu de la conservation et destruction :
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- Nous ne conservons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues et afin d’être conforme à nos obligations légales, et toujours en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec), le Code de déontologie des avocats, le Code de déontologie des notaires et toute autre loi applicable.
- Nous procédons à la fin de ces délais à la destruction de vos renseignements personnels par des moyens sécuritaires et conformes aux normes.
- Nous tenterons toujours de limiter autant que possible toute communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec et, le cas échéant, telle communication ne se fera pas sans évaluation des facteurs relatifs à la vie privée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) et tout autre loi applicable. Il est toutefois entendu que des tiers fournisseurs (comme Microsoft, WordPress, Juris Évolution, Google ou un fournisseur de services en infonuagique) pourraient détenir, parfois même sans que nous en soyons informés, des renseignements personnels vous concernant dans d’autres pays où ils ont des serveurs ou installations, à des fins de stockage et de traitement à l’interne uniquement, dans le cadre des services qu’ils pourraient nous rendre. En nous fournissant des renseignements personnels, vous consentez à une telle détention potentielle de renseignements personnels sur des serveurs ou installations à l’extérieur du Canada et acceptez que nous ne soyons pas responsables d’une telle détention, mais seulement dans la mesure ou nous aurons pris les moyens nécessaires pour nous assurer de faire affaires avec des fournisseurs fiables, vérifiés et sécuritaires, qui sont largement utilisés et connus dans leur domaine et qui opèrent, autant que possible dans le contexte technologique alors en vigueur, à l’intérieur du Canada.
- Il est entendu que lorsque des renseignements se trouvent à l’extérieur de votre pays de résident, ils pourraient être assujettis à des lois du pays où ils se trouvent, et pourraient faire l’objet d’une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de réglementation du pays en question, conformément à ses lois.
- Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps régies par cette politique d’utilisation et de confidentialité.
Protection de vos renseignements personnels :
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- Nous suivons les normes généralement acceptées dans le secteur pour protéger les renseignements qui nous sont soumis, tant au moment de leur transmission qu’une fois que nous les avons reçus. Nous maintenons des mesures de protection physiques, informatiques, techniques et administratives appropriées protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels et notre possession. Nous avons pris des mesures pour garantir que les seuls membres du personnel soumis à un devoir de confidentialité qui ont accès à vos renseignements personnels sont ceux qui sont besoin de les connaître ou dont les fonctions exigent raisonnablement ces renseignements.
- Cependant, aucune méthode de transmission par internet ou autre méthode ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100%. En conséquence, lorsque vous nous transmettez vos informations vous acceptez ce risque. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez aviser notre responsable de la protection des renseignements personnels, à ses coordonnées indiquées à la fin de la présente politique d’utilisation et de confidentialité au paragraphe 12.
Droits à l’égard de vos renseignements personnels :
Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, dont notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec), vous disposez de certains droits. Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits ci-après exposés, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées figurent à la fin de la présente politique de confidentialité au paragraphe 12.
Accès:
Vous avez le droit de confirmer l’existence et de demander, par écrit, d’avoir accès à vos renseignements personnels, sous réserve du droit applicable et, le cas échéant, du paiement d’un frais raisonnable de transcription, reproduction ou transmission. La personne peut ainsi recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons et certains autres renseignements la concernant, et d’obtenir une réponse, par écrit, avec diligence et au plus tard dans les 30 jours de la réception de la demande, à défaut de quoi le responsable est réputé avoir refusé d’y acquiescer.
Portabilité:
Vous avez le droit d’obtenir copie d’un renseignement personnel informatisé vous concernant dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Droits liés à l’utilisation des technologies :
Vous avez le droit d’être informé si nous avons recours à une technologie comprenant des fonctions permettant de vous identifier, de vous localiser ou d’effectuer un profilage, le cas échéant, et d’être informé des moyens offerts pour activer de telles fonctions, le cas échéant.
Exactitudes:
Vous avez le droit de vous attendre à ce que nous ayons mis en place des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels en notre possession sont exacts, complets, non trompeurs et à jour.
Rectification:
Vous avez le droit de demander, par écrit, de faire rectifier tout renseignement personnel inexact, incomplet ou équivoque, ou dont la communication et la conservation ne sont pas autorisées par la loi, que nous détenons à votre égard, et d’obtenir une réponse, par écrit, avec diligence et au plus tard dans les 30 jours de la réception de la demande, à défaut de quoi le responsable est réputé avoir refusé d’y acquiescer.
Effacement:
Vous avez le droit de nous demander d’effacer, de détruire ou de retirer des renseignements personnels dans certaines circonstances. Il existe certaines exceptions aux termes desquelles nous pourrions refuser une demande d’effacement ou de destruction, notamment lorsque les renseignements personnels sont requis à des fins de conformité avec la loi ou avec une entente contractuelle entre les parties ou relativement à des réclamations.
Droit à l’oubli :
Vous avez le droit de nous demander de cesser toute diffusion d’un renseignement personnel ou que soit désindexé tout hyperlien permettant d’y accéder par un moyen technologique, ou encore d’exiger que l’hyperlien soit réindexé, si la diffusion du renseignement personnel contrevient à la loi ou si les conditions prévues à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) sont réunies.
Restriction:
Vous avez le droit de nous demander de suspendre le traitement de certains renseignements personnels, notamment afin d’établir leur exactitude ou la raison de leur traitement.
Décisions automatisées :
Vous avez le droit de faire rectifier tout renseignement personnel utilisé pour rendre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé et le droit de présenter vos observations à notre responsable de la protection des renseignements personnels.
Consentement:
Le consentement que nous avons obtenu pour le traitement des renseignements personnels inclut le droit de retirer ce consentement dans les circonstances prévues par la loi, soit tacitement ou explicitement.
Processus de traitement des plaintes :
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- Le responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées figurent au paragraphe 12 traitera dans les plus brefs délais toute plainte lui étant signalée quant à l’utilisation, la communication, la conservation et le traitement, par SBL, de vos renseignements personnels. Il vous donnera l’occasion de lui communiquer, un exposé, par écrit, des motifs de votre plainte, ainsi que toute pièce, document ou élément matériel de preuve au soutien de cette plainte que vous souhaitez lui soumettre. Le responsable rendra alors sa décision eu égard à votre plainte dans un délai maximal de trente (30) jours suivant la réception de votre plainte.
- Enfin, il est également possible de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données dans la juridiction applicable, soit, au Québec, la Commission de l’accès à l’information.
Responsable de la protection des renseignements personnels :
Si vous avez des questions sur la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, ou si vous souhaitez faire une demande ou une plainte en vertu de cette politique d’utilisation et de confidentialité, veuillez communiquer, par écrit soit par courriel ou par courrier postal, avec le Responsable de la protection des renseignements personnels de SBL aux coordonnées suivantes :
Monsieur Christian Tremblay, directeur général
Responsable délégué de la protection des renseignements personnels
Courriel : renseignements@sblavocats.com
Téléphone : 418 668-3011
Télécopieur : 418 668-0209
Adresse : 521, rue Sacré-Cœur Ouest, Alma (Québec) G8B 1M4
Lois applicables et juridiction :
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- Le site web de SBL est régi par les dispositions légales applicables dans la province de Québec (Canada), y compris les lois fédérales du Canada qui s’y appliquent.
- Vous reconnaissez irrévocablement la juridiction exclusive des tribunaux de la province de Québec (Canada), district judiciaire d’Alma, pour statuer quant à tout litige ou différend relatif à ce site web, à son utilisation ou à toute affaire en lien avec la protection de vos renseignements personnels.
Modification à cette politique d’utilisation et de confidentialité :
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- Nous pouvons modifier le contenu de cette politique, sans préavis, de temps à autre à l’avenir. Nous vous encourageons donc à l’examiner chaque fois que vous visitez ce site web, notamment afin de demeurer informé de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.
- La présente politique d’utilisation et de confidentialité a été mise à jour pour la dernière fois en mars 2025.