La tenue des livres de minutes de la compagnie peut parfois paraître lourde et inutile. Il est d’ailleurs usuel de voir des compagnies qui ne tiennent pas leurs livres à jour et qui se retrouvent au dépourvu lorsque ceux-ci sont requis. Cette situation est causée par le manque d’information qui afflige les administrateurs de compagnies quant au rôle que jouent ces registres et leur importance dans l’administration saine et rigoureuse d’une compagnie.
Les exigences de la tenue de livres diffèrent peu entre une compagnie constituée en vertu de la Loi sur les compagnies et une société constituée en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions. La responsabilité de tenir les livres à jour pour une compagnie incorporée au Québec relève du secrétaire. Au fédéral, la loi ne désigne aucun officier de la société responsable de la tenue des livres, mais elle permet de nommer un mandataire qui le sera.
À la lumière de la littérature juridique, la nécessité de la tenue et de la mise à jour des livres de minutes est principalement motivée par deux choses. Premièrement, les livres et registres sont la constatation matérielle de l’existence corporative. En effet, pour manifester sa vie corporative et pour en rendre possible la preuve, une personne morale ne peut prendre des décisions que par écrit.
Dans la perspective d’une vente d’entreprise ou d’une vente d’actions, la tenue de livres devient capitale en ce que l’acheteur voudra s’assurer de l’historique corporatif, de l’identité et du nombre véritable de détenteurs d’actions, ainsi que de l’identité des personnes qui composent le conseil d’administration. La mise à jour régulière des livres évitera tout désordre et malentendu avec un futur acheteur. Elle garantira que la compagnie est construite sur la base d’une structure juridique solide, ce qui est crucial dans le cadre d’une telle transaction et ce qui facilite les négociations entre les deux parties.
Au surplus, en regard d’une action prise par ou contre la compagnie ou un actionnaire, les livres font preuve de leur contenu. La mise à jour régulière des livres permettra d’éviter une pénible et coûteuse preuve par témoin qui s’avère parfois moins probante et moins crédible qu’une preuve écrite.
Deuxièmement, les lois corporatives des législations provinciales et fédérales prévoient des infractions pénales pouvant mener à des amendes, ou même à un emprisonnement. La Loi sur les compagnies du Québec impose une amende de 20 $ par jour d’omission de tenue de livres, plus la responsabilité des dommages qui pourraient résulter de cette imprudence. Juste pour éviter le paiement de ces frais, tout administrateur se doit de s’assurer que les livres de la compagnie qu’il administre sont conformes et correspondent à ce que la loi requiert. Nous devons par contre souligner qu’en pratique, il est extrêmement rare de voir s’appliquer ces dispositions pénales de la Loi sur les compagnies du Québec.
La Loi canadienne sur les sociétés par actions prévoit quant à elle différentes pénalités pour les administrateurs récalcitrants ou peu rigoureux dans la tenue de leurs livres de minutes. En effet, à l’égard des registres et autres livres exigés par la loi, il sera considéré comme une infraction pénale le fait de ne pas prendre les mesures raisonnables pour en empêcher la perte ou la destruction, en empêcher la falsification et en faciliter la découverte et la rectification des erreurs. Tout mandataire de la société qui, sans motif raisonnable, ne prend pas les mesures adéquates, s’expose ainsi à une peine maximale de 5 000 $ ou à une peine d’emprisonnement maximale de six mois.
Il est donc tout à l’avantage d’une compagnie, de ses administrateurs et de ses actionnaires que les livres et registres soient tenus à jour. Dans le cadre d’une vente d’entreprise ou d’une vente d’actions, il s’avérera payant pour la compagnie et ses actionnaires d’avoir été rigoureux dans la tenue de leurs livres et registres. À l’inverse, en raison des dispositions pénales des lois corporatives provinciales et fédérales, il peut s’avérer extrêmement coûteux pour une personne morale d’omettre de s’occuper de ses registres.
La façon la plus facile de s’assurer de la conformité de vos livres de minutes avec les sévères exigences de la loi est encore de les confier à votre avocat corporatif. Nous sommes, chez Simard Boivin Lemieux, en mesure de vous rendre ce service.
Félix Lamonde, avocat
